Als je net begint met je bedrijfje, kan het maken van facturen misschien lastig lijken. Maar als je de regels kent en het een paar keer doet, heb je het binnen no-time onder de knie. We zullen jou laten zien dat factureren helemaal niet moeilijk is!
Waarom maak je een factuur op?
Je maakt een factuur op omdat je een verzoek tot betaling doet aan jouw klant. Op dit document staat een opsomming van geleverde goederen of diensten met de prijsvermelding. Jouw klant heeft een bepaalde betalingstermijn die op de factuur genoemd wordt en van te voren is afgesproken.
Deze factuur is van groot belang bij de heffing van omzetbelasting. De factuur moet duidelijk zijn voor jou, voor de klant en voor de Belastingdienst.
Een factuur is overigens geen bon, een bon krijg je van de verkoper nadat er voor goederen betaald is, zoals in de winkel.
Factuur template
Er zijn online programma’s waarmee je, met behulp van gratis templates, facturen kunt maken in Word, Pdf of Excel. Met deze programma’s zal het factureren makkelijker gaan dan wanneer je zelf gaat ‘knutselen’ met Excel; de kans om een foutje te maken is dan groter.
In een online programma worden alle berekeningen immers automatisch gemaakt, ook de btw en het totaalbedrag worden automatisch ingevuld. Je facturen worden genummerd en opgeslagen op één plek, ontzettend handig.
Factuur eenmanszaak
Als je een eenmanszaak hebt of zzp’er bent, zal je niet al te veel facturen versturen. Je wil alles zo voordelig mogelijk doen, dus je kan ervoor kiezen om gratis online te factureren. Ook een simpel en goedkoop factuurprogramma speciaal voor zzp’ers kan de moeite waard zijn om eens uit te proberen.
Het voordeel van het gebruik van een factuur template is dat jij bepaalt hoe de factuur eruit ziet. Als je kennis hebt van Word of Excel kan je direct aan de slag, gewoon gratis!
Je download simpelweg een voorbeeldfactuur en vult deze in. Pas de factuur aan, helemaal volgens jouw behoeften.
Voorbeeld factuur
Een factuur bestaat uit eerst de factuurkop, dan de factuurregels in het midden en daaronder de factuurvoet. Vermeld het woord “factuur” duidelijk op het document.
Factuurkop
In de factuurkop staat meestal:
- Jouw logo; kijk waar je deze in kan passen
- Rechtsboven vul je jouw volledige bedrijfsnaam en adres in
- Daaronder jouw KvK nummer en btw nummer
- Linksboven (iets lager dan jouw bedrijfsgegevens) vul je de volledige bedrijfsnaam, btw nummer en adres in van de klant
- Onder de klantgegevens zet je het factuurnummer – datum factuur – vervaldatum – referentie
Factuurregels
In de factuurregels staat meestal:
- Welke goederen of diensten je hebt geleverd
- Het aantal
- Het bedrag ex. btw
- Het btw tarief en het btw bedrag
Factuurvoet
In de factuurvoet staat meestal:
- Het totaalbedrag inclusief btw
- In kleine lettertjes de voorwaarden
Voorbeeld factuur zzp
Je hebt hierboven een voorbeeld van een goede factuur opmaak kunnen zien.
Bij kleine factuurbedragen van maximaal €100,00 inclusief btw, iets wat meer dan eens voorkomt bij zzp’ers, heb je echter de mogelijkheid om een vereenvoudigde factuur te schrijven of te ontvangen. Een simpele kassabon is al voldoende als factuur voor de btw administratie. De Belastingdienst stelt minder eisen aan het factureren van deze kleine bedragen.
Hoe maak ik een factuur?
Je zoekt een gratis factuur template op die jou bevalt, je vult in de factuurkop jouw logo, volledige gegevens en die van jouw klant in, maar dat wijst zichzelf.
De factuurdatum, het factuurnummer en de referentie mogen natuurlijk niet ontbreken, gewoon ook op de aangegeven plekken invullen, net als de vervaldatum.
Dan komen de factuurregels aan bod; geef een duidelijke omschrijving van de goederen of diensten (aantallen of uren) en de leverdatum. Het kan zijn dat je vooraf betaald wil worden, geef dat eventueel aan. Vervolgens vul je het nettobedrag van de goederen of diensten in en daaronder het btw bedrag.
In de voet van de factuur kun je het totaalbedrag vermelden en eventueel de voorwaarden.
Als je gewoon de template invult, kan er eigenlijk weinig fout gaan!
Je zou nog kunnen overwegen ‘gelieve voor de uiterste betaaldatum betalen’ toe te voegen. Vriendelijkheid is namelijk een belangrijk aspect, want uit onderzoek is gebleken dat het gebruik van zo’n aardige slotzin de kans om op tijd betaald te krijgen verhoogt.
Tips
- Gebruik je logo; het verhoogt de kans om betaald te worden en het staat professioneel
- Vermeld duidelijk jouw rekeningnummer
- Geef een vervaldatum aan; wist je dat bij een betalingstermijn van 21 dagen facturen het snelst betaald worden?
- Wees vriendelijk; in de voet van je factuur zou je kunnen overwegen ‘bedankt voor uw aankoop’ te schrijven
- Breng interest kosten in rekening voor te late betalingen
Conclusie
We weten nu dat het nodig is een factuur op een duidelijke manier op te stellen en je aan alle regels te houden, we willen immers geen problemen met de Belastingdienst. Ook voor jezelf en jouw klanten is overzichtelijkheid fijn.
Gratis templates om te factureren zijn makkelijk te vinden op internet en bedragen onder de €100,- inclusief btw mogen via een simpele bon in rekening gebracht worden.
