Je koopt een computer, tablet, telefoon of laptop op de zaak zodat je het als kosten kan opvoeren in je onderneming en de btw kan terugvragen. Het drukt je winst en je betaalt minder belasting: Er zitten echter wel regels aan verbonden.
Kan je aankoop als een investering beschouwd worden en mag je het als kosten opvoeren? Komt deze investering op de balans, en in hoeveel jaar moet je afschrijven? De belastingdienst beschouwt een aankoop als investering als de prijs boven de € 450 ligt, exclusief btw. Is de aanschaf van de aankoop minder dan € 450 (excl. btw), dan moet de aanschaf volledig als kosten worden verantwoord in de winst- en verliesrekening.
Activeren en afschrijven
Als je nieuwe aankoop meer dan €450 heeft gekost, mag je deze dus activeren op de balans en hierover gaan afschrijven. De afschrijving zorgt ervoor dat de kosten gelijkmatig verspreid worden over de jaren waarin je afschrijft. Zo ontstaan er geen gekke pieken of dalen in de winst en dat geeft een beter inzicht in de resultaten van jouw onderneming.
Afschrijven in vijf jaar
Ook al weet je van te voren niet of je laptop (of telefoon) vijf jaar meegaat, de belastingdienst heeft bepaald dat er in vijf jaar moet worden afgeschreven. De btw vraag je wel meteen terug.
Neem de omschrijving, aankoopdatum, aanschafkosten en restwaarde van je aankoop op in jouw administratie. De restwaarde is hoeveel het bedrijfsmiddel nog waard is na 5 jaar, daar moet je een schatting van maken. De restwaarde van een telefoon is 0%, de restwaarde van een laptop en computer is zo’n 10-20%. Als je laptop (of telefoon) geen 5 jaar meegaat, kun je deze eerder afboeken in je administratie.
Onduidelijkheden afschrijvingsduur
Sommige ondernemers denken dat zij mogen afschrijven in 3 jaar, of zelfs minder. Dit is fiscaal gezien niet het geval. Je kunt je boekhouding bijhouden op commerciële en fiscale grondslagen. De belastingdienst berekent de belastingen op basis van de fiscale winst. Daarom is een fiscale winst- en verliesrekening dus altijd verplicht. De belastingdienst heeft vastgesteld dat je maximaal 20% per jaar mag afschrijven in minimaal vijf jaar.
Echter, commercieel gezien, gaat een laptop of telefoon niet altijd 5 jaar mee. Als je je cijfers wil laten zien aan bijvoorbeeld aandeelhouders, dan geeft de commerciële jaarrekening een nauwkeuriger beeld. Voor bedrijven met meer dan €12 miljoen omzet is het verplicht om een commerciële jaarrekening uit te brengen.
Als je commercieël wil afschrijven in drie jaar, dan moet je twee jaarrekeningen uitbrengen. Eén fiscale jaarrekening voor de belastingdienst en één commerciële jaarrekening. Daar heb je een accountant bij nodig.
Als kleine ondernemer kan je je aankopen het beste in vijf jaar afschrijven, anders maak je het jezelf veel te moeilijk. Dan hoef je alleen een fiscale winst- en verliesrekening te hebben en dat wordt simpelweg automatisch gegenereerd door ieder boekhoudprogramma.
Btw terugvragen
Je mag alleen btw terugvragen als je btw plichtig bent. Je vraagt de btw terug zodra je het bedrijfsmiddel koopt. Als je het bedrijfsmiddel voor minimaal 10% zakelijk gebruikt, mag je het volledig opvoeren als investering. Voor de btw die je mag terugvragen, kijk je naar welk percentage ervan privé gebruik is. Als je jouw net aangeschafte pc of laptop van €1000 (excl. btw) 50% privé gebruikt, mag je dus ook maar 50% van de btw terugvragen. Je verwerkt deze btw in je boekhoudprogramma door een handmatige boeking aan te maken in het memoriaal. Je boekt dan aan de creditzijde ‘btw privé gebruik’ en aan de debetzijde een onttrekking van je vermogen.
Je moet je aankoop eerst in je boekhouding opnemen voordat je het kan gaan afschrijven. Dan komt de pc of laptop op de balans te staan.
Je crediteert je banksaldo omdat je de laptop bij bestelling al betaald hebt. Als je op rekening koopt, dan krijg je onder crediteuren de aankoop op de balans en deze wordt bij betaling tegengeboekt met je bankpost. Ook crediteer je de btw (of een deel ervan), dat is namelijk een kortlopende vordering die je snel weer terug kan vragen aan de belastingdienst.
Afschrijvingskosten
Vervolgens ga je in vijf jaar afschrijven. Bepaal wel eerst de restwaarde, want daarover schrijf je niet af. Bij een laptop bijvoorbeeld ligt, zoals eerder vermeld, de restwaarde meestal tussen 10% en 20%. Laten we 20% aanhouden, dan ga je dus afschrijven over 80% van je aankoop. Laten we stellen dat je laptop €2000 heeft gekost (€2000 x 80% = €1600). Dit bedrag van €1600 verspreid over 5 jaar is €320 per jaar.
Deze afschrijvingskosten komen op de winst- en verliesrekening waardoor je winst daalt. Op de balans breng je de waarde van de laptop een beetje omlaag door die te verminderen met cumulatieve afschrijvingen. Cumulatieve afschrijvingen zijn de totale afschrijvingen op een bepaald product vanaf het moment dat met afschrijven werd begonnen tot nu.
Door te crediteren op cumulatieve afschrijvingen en niet direct op het bedrijfsmiddel, krijg je een scheiding op de balans. Je kan duidelijk zien hoeveel het bedrijfsmiddel waard was bij aankoop en hoeveel ervan afgeschreven is.
Deze journaalpost maak je elk jaar, vijf jaar achter elkaar.
Na vijf jaar staat er dan nog 20% van de waarde van de laptop op de balans, deze waarde is gelijk aan de restwaarde. Als het bedrijfsmiddel verkocht of weggegooid wordt, mag hij van de balans af, maar zolang het bedrijfsmiddel in gebruik is moet deze op de balans blijven staan.
Let tot slot op dat je nauwkeurig je boekwinst/verlies boekt bij verkoop van het bedrijfsmiddel.
