Saai, die ouderwetse slotzinnen! Maar ja, als we zakelijk schrijven, moeten we nu eenmaal een aantal regels in acht nemen. Al tientallen jaren wordt de zakelijke brief of e-mail op dezelfde manier geschreven. Vooral de e-mails worden snel doorgelezen en de welbekende zinnen die je al honderden keren eerder hebt gelezen, daar lees je gewoon overheen. Natuurlijk hoort er wel een gepaste aanhef en slotgroet in een zakelijke e-mail of zakelijke brief te staan. Er zijn echter wel spannendere slotzinnen te bedenken dan ‘Hierbij verblijven wij, ‘verblijf ik’ of ‘Wij hopen u met deze informatie van dienst te zijn geweest’. Hoog tijd om je druilerige slotzin om te gooien, zodat je e-mail weer aandachtiger wordt gelezen!
Goede alternatieven voor een slotzin
We willen de brief of e-mail zakelijk houden, dus zullen we een net alternatief moeten vinden. Verzin een betere slotzin en zet de lezer aan tot actie!
We geven je een aantal ‘vlottere’ voorbeelden:
- ‘Als er nog vragen zijn, belt u mij dan gerust. U kunt mij bereiken op …’
- ‘Hebt u nog vragen, dan kunt u altijd contact opnemen met …’
- ‘Graag zie ik vóór 31 januari uw inschrijfformulier retour.’
- ‘Alvast vriendelijk dank voor uw medewerking.’
- ‘We horen graag snel van u.’
- ‘Ik zie uit naar uw antwoord op deze brief.’
Het verschil tussen een zakelijke brief en een zakelijke e-mail
E-mails worden sneller geschreven en de inhoud ervan is veelal beknopter dan in een brief. De begroeting in een e-mail is meestal ook wat minder formeel.
‘Hoogachtend’ is wat duf. ‘Met vriendelijke groet’ klinkt al iets frisser.
Bij collega’s of personen waar je vaker mee mailt, kun je ook de afkorting ‘Mvg’ gebruiken. Zakelijke e-mails kunnen wat minder formeel geschreven worden dan een zakelijke brief. E-mail wordt tegenwoordig veel gebruikt voor officiële doeleinden zoals sollicitaties of opdrachten.
Het spreekt natuurlijk voor zich dat de aanhef en slotgroet op elkaar zijn afgestemd. Je kunt een e-mail niet beginnen met ‘Zeer geachte heer Jansen’, om vervolgens met ‘Groetjes’ of erger nog, een emoticon, te eindigen. Emoticons zijn over het algemeen ‘not done’ in zakelijke e-mails.
Creatief slot
Je kent de meest voorkomende, kleurloze slotzinnen inmiddels wel: ‘Wij hopen u met deze informatie van dienst te zijn geweest’ en ‘Ik hoop op een spoedig bericht uwerzijds’.
Een sprankelende slotzin als ‘Ik zie uw antwoord met veel belangstelling tegemoet’, kan je tekst al veel interessanter maken. Houd jouw conclusie licht met bijvoorbeeld de volgende woorden; ‘Het zou fijn zijn spoedig iets van u te vernemen’.
Hieronder nog een paar voorbeelden geven:
- ‘Ik zie uw reactie met belangstelling tegemoet.’
- ‘Ik hoop u hiermee van dienst te zijn geweest.’
- ‘Uw rapport zie ik met belangstelling tegemoet.’
- ‘Wij hopen spoedig iets van u te vernemen.’
- ‘Ik zie uw reactie erg graag tegemoet.’
Je volgende zakelijke correspondentie zal zo wat minder kil van toon zijn en geeft meer leesplezier. Op deze manier ben je er van verzekerd dat je e-mail tot het einde toe wordt gelezen!
