Om een goede, formele brief te schrijven, zijn er een aantal aandachtspunten die je onder de loep moet nemen. Het is ten eerste essentieel om op de zinsopbouw en grammatica te letten. Maar ook de aanhef en de afsluiting zijn erg belangrijk. Zorg ervoor dat je schrijfstijl beleefd, maar aantrekkelijk is door niet de geijkte, ouderwetse slotzinnen te gebruiken.
De aanhef van jouw brief of email
In de aanhef van een zakelijke brief komt eerst de naam van het bedrijf en de naam van de contactpersoon daar direct onder. Vervolgens komt het adres, de datum en de onderwerpregel (‘Betreft:’). Daarna volgt de aanhef van je brief. In het geval van een email kun je direct met de aanhef beginnen. Het is verstandig om te beginnen met ‘Geachte heer Jansen’ of ‘Geachte heer, mevrouw,’ als degene aan wie je schrijft onbekend is.
Correcte zinnen en grammatica
Na de aanhef wil je zo duidelijk mogelijk het onderwerp van jouw schrijven uitleggen aan jouw zakenrelatie, bijvoorbeeld wat je voor hem of haar kunt betekenen. Het kan ook zijn dat je een probleem onder de aandacht wil brengen of misschien een order wil plaatsen. Wat het onderwerp ook mag zijn, zorg ervoor dat je duidelijk en foutloos schrijft. Alleen dan word je serieus genomen. Let vooral op de letters ‘d’ en ‘t’ bij het vervoegen van de werkwoorden, hiervoor zijn genoeg ezelsbruggetjes. Het werkwoord ‘worden’ (is het ‘word’ of ‘wordt’?) wordt nogal vaak fout gedaan!
De afsluiting van jouw brief of email
Voordat je een formele brief of email afsluit, is het goed om een activerende zin te gebruiken, zodat je een ‘opdracht’ aan de lezer meegeeft. In plaats van passief op een antwoord te wachten, vraag je jouw ontvanger om een specifieke zet te maken.
Na de slotzin adviseren we niet het zeer formele ‘Met Hoogachting’ te gebruiken, maar ‘Hoogachtend’ is wel prima. Onderscheid jezelf van de anderen en geef jouw berichten een frisse touch, zodat de lezers je mail helemaal uitlezen. Want dat is wat we willen!
We geven jou hieronder een paar voorbeelden waarmee je het beste kunt afsluiten en wat je slotgroet kan zijn:
‘Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn geweest‘
Als je een zakelijke brief of mail niet zo formeel wil afsluiten, kun je natuurlijk een modernere slotzin gebruiken als: ‘Ik vertrouw erop u/ je hiermee voldoende geïnformeerd te hebben’ of ‘Ik vertrouw erop u/ je hiermee een mooi aanbod te doen’. ‘Je’ wordt pas gebruikt nadat je degene aan wie je schrijft al langer en wat beter kent.
‘Inmiddels verblijven wij’
‘Inmiddels verblijven wij, verblijf ik’: deze zin klinkt wat ouderwets. ‘Als er nog vragen zijn, belt u mij dan gerust. U kunt mij bereiken op …’ klinkt heel wat vlotter, maar toch professioneel en vriendelijk. Ook met de zin ‘Graag zie ik vóór 31 januari uw inschrijfformulier retour’ geef je op een aardige manier een duidelijke opdracht aan de lezer mee.
‘Wij hopen spoedig iets van u te vernemen‘
Ook deze veel gehoorde slotzin kan luchtiger, je kunt bijvoorbeeld vragen om feedback: ‘Graag word ik op de hoogte gehouden van verdere ontwikkelingen’ of ‘ Ik stel uw feedback betreffende dit onderwerp erg op prijs’. Een positieve manier om de lezer om zijn reactie te vragen.
‘Heeft u nog vragen, dan kunt u contact opnemen met‘
Om op een minder stijve manier te laten weten dat je altijd bereikbaar bent voor verdere vragen, zou je een iets modernere versie van deze zin kunnen verzinnen: ‘Bij vragen kunt u/ kun je altijd contact opnemen met mij’ of ‘Zijn er nog vragen van uw kant, dan ben ik telefonisch bereikbaar van maandag t/m donderdag’.
‘Volgende week zal ik telefonisch contact opnemen om…‘
Om op een nette, maar niet afstandelijke manier een dergelijke slotzin te schrijven, kun je ‘Volgende week zal ik telefonisch contact opnemen om u uitleg te geven over de procedure’ bijvoorbeeld gebruiken. Je geeft de lezer netjes aan dat je hem of haar op een later tijdstip uitleg zal geven, maar nu niet. Je kunt de lezer ook vragen contact met jou op te nemen: ‘Neemt u alstublieft contact met mij op. Mijn telefoonnummer is …’
De slotgroet
Als je al een goede slotzin hebt gebruikt, volstaat een simpele slotgroet. ‘Met vriendelijke groet’ is prima. ‘Hoogachtend’ is een iets formelere, maar ook geschikte slotgroet. Gebruik alsjeblieft geen ‘Groetjes’, dit klinkt te amicaal en informeel.
Hopelijk ben je er nu klaar voor om een frisse, vernieuwende zakelijke brief, of mail te kunnen schrijven. En wij? ‘Wij vertrouwen erop je goed te hebben geïnformeerd!’ ‘Hoogachtend’,
