Als zelfstandig ondernemer leg je gedurende het jaar heel wat kilometers af. Je zal naar vergaderingen, beurzen, klanten of een cursus moeten reizen. Misschien heb je wel meerdere medewerkers die hun zakelijke kilometers declareren. Het zou waarschijnlijk ideaal zijn voor je om alle zakelijke brandstofkosten makkelijk te kunnen overzien, te kunnen boeken en te kunnen declareren. Geweldig om alles in één compact overzicht te hebben, zonder de vervelende stapel bonnetjes apart te hoeven inboeken.
Hoe de zakelijke kilometers te declareren
Je mag van de Belastingdienst, als ondernemer, de kosten voor alle zakelijke kilometers declareren en de btw terugvragen. Dit mag je ook doen voor jouw medewerkers. Je kan dat op twee manieren doen:
- Je kan een vergoeding per kilometer rekenen
- Je kan jouw auto, of ook die van jouw medewerkers, op de zaak zetten
Wat wil de Belastingdienst weten?
Als je een vergoeding per kilometer rekent, ben je verplicht een duidelijke, zakelijke rittenadministratie bij te houden. Registreer overzichtelijk je zakelijke kilometers en houdt deze administratie gescheiden van je privé kilometers.
Als je de auto op de zaak hebt, worden de autokosten direct zakelijk. Lekker makkelijk, maar je kan echter niet zomaar je tankbonnen indienen als factuur. Tankbonnen hebben namelijk nooit de naam en het adres van de afnemer erop staan. Tot en met honderd euro vindt de Belastingdienst het nog oké, mits je kan laten zien dat jij de afnemer van de brandstof bent.
Boven de honderd euro moet je jezelf kunnen identificeren als afnemer. Je naam hoeft niet op de bon te staan, maar de betaling moet wel naar jou te herleiden zijn. Betaal dan ook liever met een zakelijke creditcard of pinpas. Cash betalingen of betalingen die je met een privé-pinpas hebt gedaan, worden niet geaccepteerd door de fiscus. Ze kunnen daar doorgaans best streng mee omgaan!
De voordelen van een tankpas
Het is voor de Belastingdienst meteen duidelijk dat het om een zakelijke tankbeurt gaat, als je met de zakelijke tankpas benzine gaat tanken. De kaart draagt immers de naam van jouw onderneming; jouw bedrijfsnaam staat dus ook automatisch op de ‘tankpas-factuur’ die de betreffende tankpas aanbieder jou maandelijks toestuurt.
Wat een groot voordeel is: je hoeft geen tankbonnen meer te verzamelen! Per maand ontvang je namelijk in één overzicht het bedrag van alle tankbeurten en er staat een totaal bedrag aan btw op. Wat heerlijk dat je niet elke bon apart, plus de betreffende btw, hoeft in te voeren in jouw administratie!
Je kan de zakelijke tankpas vaak ook inzetten voor andere auto-zaken, zoals het wassen van je auto, parkeerkosten en het betalen van tolwegen.
Het grootste voordeel van de pas is echter het administratieve gemak. De digitale administratie kan je zelf downloaden, maar sommige aanbieders bieden handige koppelingen met boekhoudprogramma’s aan waardoor je nog minder omkijken naar de administratieve afhandeling hebt.
In het kort de voordelen
- Geen tankbonnen meer verzamelen
- Alle tankbeurten plus btw in een maandelijks overzicht
- Te gebruiken voor andere auto gerelateerde zaken
- Soms gekoppeld aan boekhoudprogramma’s
Wat kost een zakelijke tankpas?
Het gebruik van een zakelijke tankpas kost je meestal rond de enkele euro’s per maand. De kosten variëren wel iets per aanbieder en ook betaal je soms een klein bedrag voor de pas zelf. Het kan zijn dat er om een borg gevraagd wordt, die je terugkrijgt zodra je de pas weer opzegt. Je krijgt de borg natuurlijk alleen terug als je geen betalingsachterstand hebt.
De tankpassen van de bekende ‘merk’ benzinestations zijn gratis, je krijgt er vaak kortingen mee, maar dit is niet de meest belangrijkste reden dat je er één aanschaft. Het administratieve gemak, dat zou de belangrijkste reden moeten zijn.
Vooral als je als je meerdere medewerkers met een auto van de zaak hebt, is de zakelijke tankpas een absolute must om diverse administratieve handelingen te omzeilen.
De aanbieders van een zakelijke tankpas
Buiten de bekende, zakelijke ‘merk’ tankpassen van de grote benzinestations zijn er ook verschillende aanbieders van onafhankelijke tankpassen. MKB-brandstof.nl en Tankpas.nl, om er eens twee te noemen, zijn bekende aanbieders van deze brandstofpassen. Je kan hiermee in heel Nederland tanken.
Bij de bekende benzinestations doe je met je zakelijke tankpas vaak mee aan leuke acties. Je kan, helaas, uitsluitend bij hen tanken met deze pas. We hebben het dan bijvoorbeeld over de Total Card, de Shell Tankpas en de ESSO Card. Er zijn bij hen altijd mooie spaaracties en je krijgt soms korting op de brandstof.
Zoek wel van te voren uit wat het dekkingsgebied is van de ‘bekende benzinestations-passen’. Als je te vaak moet omrijden om bij een bepaald station te kunnen tanken, is de lol van de aantrekkelijke spaaracties er toch snel vanaf!
