Als zzp’er moet je voor jouw opdrachtgever soms via het openbaar vervoer op pad. Je gaat dan naar een klant op locatie of reist voor hem naar een specifieke werkplek. Daarnaast zul je zo nu en dan langs je boekhouder moeten. Dat kost uiteraard allemaal tijd, maar ook geld. Hoe gaat dit verder fiscaal in zijn werk? Zijn deze reiskosten aftrekbaar, hoe zit het met de btw en hoe zet jij als zzp’er überhaupt die reiskosten op je factuur?
Zijn OV reiskosten aftrekbaar?
Jazeker, jij mag jouw reiskosten als zzp’er aftrekken. Ze verminderen de winst van jouw onderneming en zodoende betaal je minder inkomstenbelasting. Dit kan jij uiteraard alleen doen als je alle bonnen plus ander bewijs van jouw OV ritten goed bewaart. De Belastingdienst kan jou namelijk tot zeven jaar na de reis nog steeds om bewijzen vragen!
Zorg er ook voor dat je het vervoer met een zakelijk betaalmiddel betaalt. Het is daarnaast verstandig om de bewijsstukken van je uitstapjes te laten aansluiten op de zakenafspraken die in je agenda staan. Dat zal je geloofwaardigheid verhogen.
OV chipkaart
Als jij met de trein of bus reist, dan kan je via de OV chipkaart website gemakkelijk een uitdraai maken van jouw reisoverzicht. Die uitdraai voldoet prima aan de regeltjes van de Belastingdienst en bewaar je in jouw zakelijke administratie.
NS-Business Card
Mocht je als zzp’er heel veel via het openbaar vervoer reizen, kijk dan zeker eens naar de mogelijkheden van de NS-Business Card, wat dé mobiliteitskaart voor de trein, bus, tram, metro en meer is. Je hoeft voor deze kaart geen abonnementsgeld te betalen, want je betaalt achteraf voor de door jou gemaakte reizen. Je krijgt maandelijks één factuur, bijzonder handig dus voor jouw bedrijfsadministratie.
Hoe kan ik die OV reiskosten factureren?
Er bestaan hier grofweg twee mogelijk voor:
De OV reiskosten in je uurtarief opnemen – Je rekent jouw reiskosten als onkosten van je bedrijf, net zoals jouw tools of kantoorhuur. Dit is meestal de simpelste keus, want je hoeft zo niet zoveel te administreren en factureren. Je voorkomt daarbij eveneens discussies met jouw opdrachtgevers.
De OV reiskosten apart factureren – Op deze wijze maak je het voor jouw opdrachtgever duidelijk dat deze kosten bovenop jouw uurtarief komen. Dit is vooral handig als jij af en toe voor een opdracht flinke afstanden moet afleggen, terwijl je bij andere werkzaamheden helemaal niet op pad hoeft te gaan.
En hoe zit het met de btw over OV reiskosten?
Je moet bij het doorbereken van de OV reiskosten aan de klant alsook btw rekenen. Het maakt hierbij niet uit wat voor vergoeding je krijgt. Je moet namelijk btw over een dienst heffen, en de reiskosten vallen hier ook onder.
Het btw tarief dat je toepast is afhankelijk van de dienst die jij levert, maar voor de meeste zzp’ers is dit tarief 21%. Dus zullen de reiskosten idem dito met 21% btw belast worden. Maar ben je bijvoorbeeld een muzikant die optreedt, dan is het slechts 9%. Bij combo btw tarieven moet je overigens altijd het hoogste tarief hanteren.
Kan ik de btw op bijvoorbeeld treinkaartjes terugvragen?
Natuurlijk kan jij die btw terugvragen als je ondernemer bent. Bij al het openbaar personenvervoer zoals de trein, bus en ook taxi is 9% btw bij de vervoerskosten inbegrepen.
Hoe bereken ik het btw bedrag op een vervoerskaartje?
Dat doe je zo: De kosten van een kaartje/109 * 9% = de btw op het kaartje. Deze btw kun jij vervolgens bij jouw omzetbelasting aangifte terugvragen.
Conclusie
Voor veel zzp’ers zijn reiskosten een flinke maandelijks kostenpost. Gelukkig zijn dit soort kosten van de winst aftrekbaar. Je bent als zzp’er verplicht om btw-aangifte te doen over al jouw omzet, dus dit geldt ook voor je reiskosten. Bij de reiskosten met het openbaar vervoer geldt dat de werkelijke kosten aftrekbaar zijn en dat jij hierover 9% btw terug kunt vragen. Openbaar vervoer is met deze 9% dan ook een wettelijke uitzondering op het standaardpercentage van 21% op diensten.
