Heb jij personeel in dienst? Dan kan jij jouw werknemers heel aangenaam met een extraatje belonen dankzij een werkkostenregeling (WKR).
Deze werkkostenregeling (WKR) is al jaren verplicht voor alle werkgevers (om precies te zijn sinds 1 januari 2015), maar het is niet altijd even duidelijk hoe het in z’n werk gaat.
Wat is de werkkostenregeling (WKR)?
Om te beginnen is alles wat jij als werkgever aan een werknemer verstrekt of vergoedt in principe loon. Maar gelukkig is er door de overheid bepaald dat niet al deze verstrekkingen, vergoedingen of voorzieningen hierover belast hoeven te worden.
Aanvankelijk was voor 1 januari van dit jaar bepaald dat er 1,7 procent van de fiscale loonsom tot en met €400.000 plus 1,2 procent van het restant van die loonsom besteed mag worden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor jouw werknemers.
Maar de staatssecretaris Vijlbrief van Financiën was onlangs nog wat liever, want om alle werkgevers tegemoet te komen bij mogelijke problemen vanwege de coronacrisis, verhoogde het kabinet de vrije ruimte van deze werkkostenregeling (WKR) naar 3% over de eerste €400.000 van de loonsom van de werkgever. Deze eenmalige verhoging is echter tijdelijk en geldt alleen voor dit jaar.
Dit bedrag van €400.000 is de zogenoemde ‘vrije ruimte’. Hier betaal je als werkgever dus geen loonbelasting over. Over alles wat je daarboven nog vergoedt, moet er uiteindelijk een eindheffing van 80 procent betaald worden.
Veel mogelijke tegemoetkomingen
De werkgever mag gelukkig zelf bepalen of men de vrije ruimte willen benutten en waar dit aan te besteden.
Het biedt de werkgever de mogelijkheid om hun werknemers in deze moeilijke COVID-19 tijd nog een beetje extra tegemoet te komen, zoals bijvoorbeeld met een bloemetje of een ander geschenk.
De bovengenoemde extra verruiming kan overigens ook heel handig gebruikt worden om bij de werknemer thuis een eigen werkplek te creëren. Om zo’n thuiswerkplek via deze regeling mogelijk te maken, zijn er min of meer vier categorieën om uit te kiezen.
Vergoedingen, aanlevering en terbeschikkingstellingen
Mogelijke vergoedingen, aanlevering en terbeschikkingstellingen van diverse gereedschappen, mobiele communicatiemiddelen, computers en soortgelijke apparatuur zijn in principe vrijgesteld, mits deze maar voldoen aan het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium.
Er is van noodzakelijk gereedschap sprake als de werkgever gemakkelijk kan aantonen dat dit absoluut nodig is om het werk thuis te kunnen verrichten. De werkgever betaalt in dit geval de benodigde apparatuur, zonder enige bijdrage van de werknemer zelf.
Deze werknemer moet al deze beschikbaar gestelde apparatuur teruggeven, als het niet langer meer voor werk gebruikt wordt, of kan indien gewenst de restwaarde vergoeden.
Arbovoorzieningen op thuiswerkplek
Mogelijke arbovoorzieningen zijn ook vrijgesteld in een werkruimte thuis, als de Arbowet dit de werkgever verplicht. Bij deze vrijstelling gelden de belangrijke voorwaarden dat de werkgever de voorziening betaalt en dus geen eigen bijdrage van de werknemer vraagt.
Deze thuiswerkplek inrichting moet tevens in het arboplan van de werkgever opgenomen zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een werktafel, specifieke verlichting of een ergonomische bureaustoel.
Vrijstelling zakelijke hulpmiddelen
Verder zijn er allerlei hulpmiddelen vrijgesteld die jouw werknemer ook buiten de werkplek om kan gebruiken, mits hij of zij die minimaal voor 90% of meer zakelijk gebruikt. Een tablet of computer, kopieerapparaat, pennen en papier, plus allerlei mogelijke gereedschappen vallen hieronder. Voor een smartphone geldt op z’n minst een 10% zakelijk gebruik.
Vergoeding overige onkosten
Daarnaast is er ook een vergoeding van andere onkosten mogelijk, die jouw werknemer op de thuiswerkplek maakt. Denk hier onder meer aan extra elektriciteit, water, of koffie. Consumpties die geen deel uitmaken van een volledige maaltijd, zoals fruit, cup a soup en koekjes gelden ook! Zo’n dergelijke vergoeding wordt ook als loon gezien, maar kan onder de werkkostenregeling vallen om zo van het voordeel van de vrije ruimte gebruik te kunnen maken.
Andere WKR mogelijkheden
Er bestaat eveneens de mogelijkheid om iets te kopen (vanuit een ruil) met bijvoorbeeld brutoloon. De aanschaf van bijvoorbeeld een fiets kan met een verlaging van het brutoloon (wat belast is) betaald worden.
De werknemer koopt deze fiets met een stukje belast loon en ontvangt daarvoor vervolgens een fiets, iets wat onbelast is. Het behaalde voordeel hangt af hoeveel inkomstenbelasting de medewerker betaalt, maar levert gemiddeld toch nog 40% belastingvoordeel op! Plus de werkgever betaalt ook minder sociale lasten, aangezien het brutoloon van de werknemer verlaagd is. Zo is iedereen blij… behalve wellicht de inners van deze sociale premies.
Je mag jouw personeel ook 20% korting geven op eigen bedrijfsproducten met een maximum van €500 per jaar per werknemer. De Belastingdienst bepaalt de waarde van deze eigen producten daarbij aan de hand van de vastgestelde winkelwaarde (inclusief btw).
Conclusie
De fijnste secundaire arbeidsvoorwaarden binnen de bovenstaande werkkostenregeling zijn het fietsplan, een pc of iPad privéregeling, de vergoeding voor een smartphone en wat ook prettig kan zijn: een bedrijfsfitness plan.
Maar jij als werkgever kan er ook voor kiezen om zelf interessante en nuttige extraatjes aan te bieden om al je trouwe werknemers daarmee een hart onder de riem te steken. Denk hierbij aan een cadeaubon of zelfs een bedrag in een envelop. De keuze is groot!
