Soms verwarren mensen een offerte met een factuur. Echter zijn dit twee heel verschillende dingen als je het over geld en zaken hebt. In dit artikel leggen we je daarom uit wat de kenmerken zijn van zowel een offerte als een factuur. Zo weet je meteen hoe je ze op de juiste manier kunt gebruiken.
Een offerte
Een offerte is een formele schatting die de benodigde producten of diensten toont met de daarbij behorende bedragen in euro’s. Anders gezegd, geeft een offerte aan hoeveel je verschuldigd bent voor het geplande werk of de geplande dienst. Een offerte kan mondeling of geschreven zijn.
Aan de leverancierskant verandert een offerte de voorraad niet, omdat het werk nog niet is voltooid. Maar zodra er een factuur voor het product verzonden is, dan zal dit gevolgen hebben voor de inventaris.
Een offerte is vaak 30 dagen geldig vanaf het moment dat deze verstrekt is, en een offerte kan op basis van de behoeften van de klant worden aangepast. Je kunt bijvoorbeeld offertes van verschillende web-ontwikkelaars opvragen omdat je jouw website graag opnieuw wil laten inrichten.
Als jij er vervolgens achter komt dat je toch een heel ander ontwerp voor de website nodig hebt met compleet nieuwe inhoud, dan vraag je dus nieuwe offertes bij de web ontwikkelaars aan op basis van de aanpassingen.
Een factuur
Een factuur is een gedetailleerde lijst van producten die al verkocht zijn of diensten die reeds voltooid zijn. Afgezien van deze lijst bevat de factuur ook de data waarop de producten verkocht zijn of de services zijn voltooid, het verschuldigde bedrag in euro’s voor elk item en het totale bedrag dat de klant of afnemer verschuldigd is.
Eerst een offerte, dan een factuur
Als jij dus op zoek bent naar diensten die bepaalde werkzaamheden moeten verlenen of als je bepaalde producten wenst aan te schaffen, dan komt er eerst een offerte. Pas nadat de klus geklaard is, zal er een factuur volgen. Wanneer het bedrag op de factuur betaald is, dan zal een ontvangstbewijs de zakelijke transactie voltooien.
De vereisten van een offerte
Als ondernemer een goede offerte opstellen, is meer dan alleen maar een overzicht maken van wat een klant voor jouw dienst of producten zou moeten betalen. Een goede offerte zou ervoor moeten zorgen dat jij die klant voor je wint. Daarnaast bestaan er een aantal (wettelijke) eisen waar een offerte aan moet voldoen.
Dit is wat er minimaal op een offerte moet staan:
- De potentiële klant zijn of haar adresgegevens
- Jouw eigen gegevens zoals je (bedrijfs-)naam, het adres en het kvk-nummer
- Een uniek offertenummer
- Een datum van uitgifte en de geldigheidstermijn (bijvoorbeeld 30 dagen)
- De omschrijving van de dienst of producten die van toepassing zijn, met mogelijke keuze-opties
- De totale prijs zonder btw, de btw (inclusief het percentage) en de totale prijs inclusief btw
- De voorwaarden waaronder jij de offerte verstrekt, waarbij er verwezen kan worden naar jouw algemene voorwaarden
- De manier waarop de klant een akkoord op de offerte kan doorgeven. Er is voor de geldigheid hiervan wettelijk een handtekening verplicht. Zodra de klant de offerte ondertekent, is jouw offerte dus een juridische overeenkomst
De vereisten van een factuur
Ook voor een factuur bestaan er wettelijke vereisten. Die worden door de Belastingdienst bepaald.
De volgende vereisten zijn voor facturen van onder de €100 (inclusief btw) van toepassing:
- De factuurdatum
- De naam, het adres en de woonplaats van de klant of afnemer
- De aard van de vermelde goederen en verrichte diensten
- Het bedrag plus het btw-percentage dat moet worden voldaan
Daarnaast zijn er nog extra vereisten bij facturen die hoger dan €100 zijn:
- Een uniek factuurnummer (met een opeenvolgende nummering)
- Jouw btw-nummer
- Jouw kvk-nummer (maar een factuur zonder KvK-nummer kan ook)
- De naam en het adres van jouw onderneming
- De datum waarop de levering of dienst heeft plaatsgevonden
- Het bedrag exclusief en inclusief btw, plus het aparte btw-bedrag
Conclusie
Het mag duidelijk zijn dat de twee documenten voor verschillende doelen dienen, ook al lijken ze in de eerste instantie misschien op elkaar.
Een factuur is nodig zodra de bestelling bevestigd is of aan het einde van een bepaalde dienst. Een offerte daarentegen wordt uitgegeven voordat de goederen of diensten geleverd worden en geeft een gespecificeerde lijst met verwachte kosten weer. Beide kennen een aantal wettelijke bepalingen voor wat er minimaal in vermeld moet staan. Om het nog wat ingewikkelder te maken bestaat er ook de proforma factuur. Dit type factuur zit tussen de offerte en de factuur in.
