Je inschrijven bij de KvK is meestal de officiële start van jouw bedrijf. Het is voor sommige mensen, die nog enige twijfels hebben over het ondernemerschap, toch wel een grote stap. Wat zijn nu eigenlijk de kosten, en ben je verplicht je in te schrijven?
Wat is het beste moment om in te schrijven?
De inschrijving bij de KvK hoeft nog niet de echte start van je bedrijf te zijn, maar meestal beschouwen de instanties dit wel als zodanig, tenzij anders kan worden aangetoond. Een veel voorkomende week om je in te schrijven bij de KvK is daarom de eerste week van januari. Dit is zogezegd een fiscaal voordelige week. Let goed op wat voor jou het beste moment voor de inschrijving is. Starters aftrek is 3 jaar geldig, maar alleen als je een bepaald urencriterium hebt gehaald per kalenderjaar. Als je je bijvoorbeeld gaat inschrijven op 15 november zal dit natuurlijk nooit lukken. Je moet namelijk minimaal 1.225 uur aan je bedrijf hebt gewerkt. Hiervoor tellen echter niet alleen declarabele uren mee, je mag ook reistijd en tijd voor acquisitie meetellen.
Wanneer inschrijven bij de KvK?
Wanneer je je precies moet inschrijven is afhankelijk van je activiteiten. Als je een winkel begint, dan moet je je direct inschrijven en is dit ook echt verplicht. In andere gevallen is het niet verplicht. Het moment van inschrijving heeft veel invloed op je aftrekposten en dus ook wel op het succes van jouw bedrijf. Te laat of juist te vroeg inschrijven kan belangrijke financiële gevolgen hebben. Bij veel vrije beroepen, zoals bijvoorbeeld een tekstschrijver, een vertaler of een adviseur, mag je min of meer zelf kiezen wanneer je de inschrijving gaat doen. Tot die tijd kan het nog beschouwd worden als een ‘vrijetijdsbesteding’. Het juiste moment bepaal je zelf; Doe je huiswerk en maak je fiscale overwegingen. Als je klanten wil werven of met leveranciers wil werken, heb je te allen tijde een KvK inschrijving nodig.
Hoe schrijf ik mijn bedrijf in?
Je kunt je niet online inschrijven. Wel kun je online een afspraak maken. Ook moet je alvast een vragenlijst invullen waarin je onder meer aangeeft wat je wilt doen en met welke rechtsvorm (VoF, BV of Eenmanszaak). Met het gesprek dat volgt, bij de KvK op kantoor, rond je de inschrijving af. Zorg dat je een legitimatiebewijs meeneemt. Ze zullen willen weten hoe het met de financiën zit, wat je verwacht van het bedrijf en of je aan alle voorwaarden voldoet. Als je nog niet voldoende klanten hebt, nog geen eigen website enzovoort, raden ze het regelmatig af om je in te schrijven. Laat je niet meteen uit het veld slaan! Op dat moment moet jij, als ondernemer laten zien dat je lef hebt. Het is beter er pas heen te gaan als je weet dat je serieus wil gaan ondernemen.
Wat wil de KvK van je weten bij inschrijving?
De KvK wil meteen wat zaken van je weten die veel invloed kunnen hebben op aansprakelijkheid, fiscale gevolgen en privé gevolgen. Ze willen de ondernemingsvorm weten. Ze vragen de naam van je bedrijf om meteen te checken of er al een bedrijf is met die naam. Check van te voren of jouw naam niet al bestaat en of er geen merkregistratie of handelsnaam voor bestaat. Je kan ook kijken of de domeinnamen hiervoor nog vrij zijn. Verder wil de KvK weten of er personeel komt in het bedrijf, of er import en export plaats gaat vinden en wat de domeinnaam van jouw bedrijf wordt.
Met welke rechtsvorm schrijf je je in?
Je kan kiezen: Als Vof (Vennootschap onder Firma), BV (besloten Vennootschap) of eenmanszaak. Voor een eenmanszaak of VoF kan je online een afspraak maken en langsgaan bij de KvK-vestiging in jouw regio. Een eenmanszaak (ZZP’er) inschrijven bij de KvK is zo gepiept, binnen een half uurtje heb je dat voor elkaar. Ook een BV moet je inschrijven bij de KvK, maar daarvoor moet je ook nog naar de notaris. De notaris zal jouw BV toevoegen aan het Handelsregister.
Wat betekenen deze rechtsvormen eigenlijk?
VoF: De VOF is een maatschap met rechtspersoonlijkheid. Voor de oprichting hoef je niet bij de notaris langs te gaan, heb je geen financieel plan nodig, en hoef je ook geen jaarrekening te publiceren. Je privévermogen is niet afgeschermd, als vennoot ben je onbeperkt aansprakelijk wanneer jouw VOF schulden maakt. Hou daar rekening mee als je overweegt om een VOF op te richten.
BV: Door de wetswijziging 2012 is het tegenwoordig veel makkelijker om een BV op te richten. In principe is elke BV tegenwoordig een ‘Flex BV. Een (flex) BV heeft aandelen. Binnen een (flex) BV is een statutair directeur of bestuurder aangesteld. Je bent niet privé verantwoordelijk voor zakelijke schulden, alleen als je als ZZP’er vanuit een BV geen belastingen of premies afdraagt. Dit heet bestuurdersaansprakelijkheid.
Eenmanszaak: Bij een eenmanszaak wordt er geen onderscheid gemaakt tussen je ondernemingsvermogen en privévermogen. Je bent dus volledig aansprakelijk voor alle handelingen en voor de financiële status van je bedrijf. Als je failliet gaat, ben je dus ook volledig verantwoordelijk en let op, jouw partner ook, als je in gemeenschap van goederen bent getrouwd.
Kun je je inschrijven bij de KvK als je minderjarig bent?
Ja! Er geldt geen minimumleeftijd om te starten als ondernemer, wel gelden er een aantal beperkingen wanneer je jonger dan zestien jaar bent; Je mag geen zakelijke contracten tekenen of grote bedragen overmaken zonder toestemming van een ouder of verzorger. Voor de inschrijving bij de Kamer van Koophandel heb je tot je achttiende ook toestemming van een ouder of verzorger nodig.
Kosten van de KvK inschrijving
De inschrijfkosten zijn 50 euro. Als je een gewaarmerkt uittreksel wil hebben, ben je 15 euro kwijt. De jaarlijkse kosten zijn er sinds 2013 niet meer. Voor diensten als bijvoorbeeld het deponeren van algemene voorwaarden rekent de KvK wel jaarlijkse kosten. Zie hier een overzicht van de KvK kosten in 2020.
Alle kosten die je moet maken voor het opstarten van een eigen onderneming mag je verrekenen met het bedrijfsresultaat. Je zal misschien een computer aan moeten schaffen, een telefoon en nog andere kosten moeten maken. Hiervan krijg je de BTW (omzetbelasting) terug en het restant kan in mindering gebracht worden op de IB (inkomstenbelasting). Je moet echter wel kunnen aantonen dat het met de start van je bedrijf te maken heeft. Wacht daarom niet te lang met inschrijven. We kunnen stellen dat de meeste kosten tot ongeveer vier maanden voor de inschrijving van de KvK nog te verrekenen zijn.
En na de inschrijving?
Fijn, je kan beginnen! Inschrijven bij de KvK betekent ook dat je de komende tijd veel reclame gaat ontvangen van bedrijven die hun diensten aan jou, startende ondernemer, willen aanbieden. Misschien handig omdat je toch nog veel zal moeten aanschaffen. Denk aan een GSM, computers, boekhoudprogramma, kantoorartikelen enzovoort.
Blijf up to date
De Kamer Van Koophandel, oftewel het Handelsregister, is vooral bedoeld om meer zekerheid te bieden bij het zakendoen. Betrouwbaarheid van gegevens is daarbij van groot belang. Er zitten een aantal wijzigingen aan te komen in de Handelsregisterwet. De KVK krijgt een grotere rol bij de bestrijding van malafide praktijken en de regels worden strenger bij de ontbinding van rechtspersonen. Bestuursorganen worden verplicht onjuistheden in de gegevens in het KVK Handelsregister te melden.
Op ondernemersplein.kvk.nl kunnen ondernemers terecht voor informatie en advies. Check hier wetgeving, subsidies, stappenplannen en meer praktische informatie.
Veel succes met de start van jouw onderneming!
