Als zzp’er zul je vaak op bezoek moeten bij (potentiële) klanten, reis je naar een externe werkplek of werk je op kantoor van een opdrachtgever. Dit brengt natuurlijk de nodige reiskosten met zich mee, maar gelukkig kun je daar een vergoeding voor krijgen. We gaan er in dit artikel vanuit dat je met de auto reist, dus zullen we uitleggen hoe de kilometervergoeding voor zzp’ers precies werkt.
Kilometervergoeding doorberekenen
Wist je dat je je kilometervergoeding gewoon door kunt berekenen aan je klant? Dat kan op twee manieren:
- Door de kilometervergoeding apart te vermelden op de factuur
- Door de kilometervergoeding op te nemen in je uurtarief
Aparte vermelding
De meeste bedrijven geven de voorkeur aan een aparte vermelding op de factuur. Zo is het direct duidelijk hoeveel kilometervergoeding er precies betaald moet worden. Let op; er moet wel btw over de kilometervergoeding gerekend worden. De Belastingdienst ziet reiskosten namelijk als reguliere bedrijfskosten.
Opnemen in uurtarief
Met het opnemen van je kilometervergoeding in je uurtarief, kies je ervoor om de reiskosten als ‘globale onkosten’ van je bedrijf te beschouwen. Globale onkosten kunnen zo’n beetje alles zijn; ook gereedschap, huur of kantoorartikelen. Deze manier van factureren is veruit het makkelijkste, want er komt namelijk veel minder administratie bij kijken. Je krijgt nooit lastige discussies achteraf met je klant, omdat het uurtarief al van te voren goedgekeurd is en vastgelegd is in jullie overeenkomst.
€0,19 cent doorrekenen is echt te weinig
De meeste zzp’ers hanteren een kilometervergoeding tussen de €0,20 en €0,30 per gemaakte kilometer. Weet wel dat je over wat boven de €0,19 komt per kilometer belasting moet betalen. Als je dus €0,30 per kilometer rekent, moet je over €0,11 inkomstenbelasting betalen.
Er wordt daarom vaak gedacht dat je maar €0,19 per kilometer in rekening mag brengen, maar niets minder waar. Dit geldt wel voor het declareren van de zakelijke ritten aan jouw eigen bedrijf met een privéauto.
Reken ook je autokosten door
Wees je ervan bewust dat de kosten niet alleen in de afgelegde kilometers zitten. Er zijn nog een hoop andere kosten die meespelen en die je maar beter mee kunt nemen in de vergoeding:
- Onderhoudskosten van je auto
- Afschrijvingskosten
- Kosten van je autoverzekering
- Brandstof kosten
- Verschuldigde wegenbelasting
Er is een formule om een correcte kilometervergoeding voor jezelf te berekenen. Je telt alle kosten bij elkaar op en dat deel je door de kilometers die je per jaar rijdt. Op deze manier heb je een duidelijk beeld van jouw uitgaven en weet je of de kilometervergoeding die jij vraagt aan jouw klant hoog genoeg is om al jouw auto kosten te kunnen dekken.
Als je zakelijke auto op de balans staat, is het goed om elk jaar de kostprijs van deze auto te bekijken. De brandstofkosten worden maar al te vaak verhoogd en ook de andere kosten (denk aan onderhoudsbeurten, APK keuring) die je voor je auto betaalt kunnen per jaar verschillen.
Het doorberekenen van de BTW
De Belastingdienst ziet reiskosten dus als een onderdeel van de globale vergoeding die betaald moet worden voor je geleverde prestaties. Dit wil zeggen dat reiskosten volgens hen slechts doodgewone bedrijfskosten zijn. En juist daarom wil de Belastingdienst dat je op de gefactureerde reiskosten hetzelfde btw-tarief toepast als op de rest van de factuur.
Dit betekent dat als de overige diensten gefactureerd worden met een btw-percentage van 21%, dat dus ook over de kilometervergoeding 21% aan btw dient te worden berekend.
Conclusie
Het is slim om als zzp’er goed te kijken naar de volgende punten:
- Hoe je je kilometerkosten in rekening wil brengen. Ga je voor apart factureren of ga je voor het meenemen in je uurtarief? Weeg goed af voor jezelf wat voordeliger is en let op de inkomstenbelasting.
- Hoeveel je jaarlijkse autokosten zijn. Let op dat je niet te weinig berekent, je verbruikt niet alleen benzine, maar je consumeert ook bijvoorbeeld je autobanden, je betaalt voor je autoverzekering, onderhoudsbeurt enzovoort…
- Hoeveel je uiteindelijk per kilometer gaat vragen. Aan de hand van het vorige punt kun je een juiste berekening maken.
