Help! Wat is een memoriaalboeking?
Het memoriaal dagboek – simpelweg memoriaal genoemd – en memoriaalboekingen zie je in alle financiële administraties en boekhoudsystemen terug.
Voor vele zzp’ers is het memoriaal een vaag en vaak onduidelijk stukje in hun administratie, omdat een memoriaalboeking niet elke dag wordt gemaakt. We willen je dus uitleggen wanneer je zo’n boeking maakt en – nog belangrijker – wat een memoriaalboeking nu precies inhoudt.
Incidentele boeking
Je maakt een incidentele boeking altijd in het memoriaal, we noemen deze boekingen memoriaalboekingen; deze mogen niet worden gemaakt in een ander dagboek.
Dagboeken zoals het inkoopboek, verkoopboek, bankboek en kasboek gaan altijd gepaard met een financiële transactie. Echter, omdat een memoriaalboeking niets te maken heeft met uitgaven, ontvangsten, inkoop of verkoop, gaat het hierbij om een boeking waar geen financiële transactie voor nodig is.
Inboeken in het memoriaal doe je door middel van een journaalpost. Een journaalpost bestaat uit twee regels die altijd in evenwicht moeten zijn, namelijk de debiteuren en crediteuren.
Wanneer maak je een memoriaalboeking?
Als er bedragen op de balans verminderd worden, om deze vervolgens in de winst- en verliesrekening te boeken, gebeurt dat in het memoriaal.
Het memoriaal wordt vaak gebruikt bij de jaarafsluiting. Aan het eind van het jaar ga je de afschrijvingen doorvoeren waarbij je een aantal overlopende posten afboekt, zoals vooruitbetaalde kosten (een voorbeeld daarvan is vooruitbetaalde huur).
Memoriaalboeking verwerken
Een memoriaalboeking wordt in de boekhouding verwerkt. Neem bijvoorbeeld de afschrijving van computers: je hebt voor €5.000 onder de journaalpost ‘computerkosten’ geboekt. Bij een afschrijving van 5 jaar zal er €1.000 per jaar worden afgeschreven.
De post ‘computerkosten’ zal op de balans elk jaar met €1.000 verminderen en dat moet opgenomen worden in het memoriaal. Omdat er geen financiële transactie mee gemoeid gaat, kan deze post niet in het kasboek, bankboek, inkoopboek of verkoopboek worden gemaakt.
De aankoop van jouw computers was wel een financiële transactie, dus de boeking van de aankoop kan wel in – bijvoorbeeld – het inkoopboek geboekt worden. De afschrijving hierover echter niet; zoals je net hebt kunnen lezen moet deze in het memoriaal geboekt worden.
De balans
Een journaalpost wordt, zoals hierboven ook uitgelegd, altijd op twee rekeningen geboekt. Aan de een kant debet en aan de andere kant credit, zodat er altijd balans bewaard wordt. Alle dagboeken hebben één tegenrekening, bijvoorbeeld het bankboek heeft als tegenrekening de rekening van de bank.
Let goed op! Bij het memoriaal moet je zelf een tegenrekening opgeven. Zorg ervoor bij het maken van een memoriaalboeking dat het bedrag van beide rekeningen altijd gelijk is.
Voorbeelden van memoriaal boekingen
Een zzp’er zal niet zo snel te maken krijgen met loonjournaalposten of herwaarderingen. Wanneer een bedrijf groeit echter, zullen er steeds meer memoriaalboekingen worden gebruikt. Grotere bedrijven hebben dan ook een wat meer ingewikkelde boekhouding. Ze zullen verschillende bijzondere transacties hebben en deze moeten in het memoriaal opgenomen worden.
Een aantal voorbeelden hiervan zijn:
- Afschrijvingen
- Loonjournaalposten
- Salderen van crediteuren en debiteuren (bij creditnota’s)
- Diverse afboekingen
- Mutaties van voorzieningen (bijvoorbeeld voorziening groot onderhoud of voorziening dubieuze debiteuren)
Conclusie
Zoals je ziet is boeken in het memoriaal helemaal niet zo ingewikkeld als dat je in de eerste instantie dacht.
Als een (incidentele) gebeurtenis niets te maken heeft met inkoop, verkoop, uitgaven of inkomsten, dan wordt je simpelweg geacht het memoriaal te gebruiken om deze boeking te doen.
