Een werknemer kan zijn baas gewoon om een werknemersverklaring vragen. Hij kan dit document bijvoorbeeld nodig hebben als hij een woning wil kopen. Om een hypotheek aan te vragen, wil de bank namelijk precies weten wat de werknemer verdient en wat voor contract deze heeft.
De werkgever kan een werknemersverklaring opmaken voor zijn of haar werknemer als deze een vast contract heeft. Als de werknemer slechts een tijdelijk arbeidscontract heeft, is het mogelijk voor de werkgever om een intentieverklaring op te maken. Dat is een verklaring over het verlengen van het dienstverband.
Intentieverklaring
Deze verklaring is van toepassing als de werknemer nog in zijn proeftijd zit of een contract voor bepaalde tijd heeft. De intentieverklaring biedt geen 100% garantie.
De werkgever geeft in de verklaring aan dat hij van plan is om de werknemer in vaste dienst te nemen. De bedrijfsomstandigheden en zijn prestatieniveau moeten natuurlijk goed blijven.
De intentieverklaring is een onderdeel van de werkgeversverklaring en geen apart formulier, met als verschil dat de werkgever bij het veld ‘verklaring voortzetting dienstverband’ ‘ja’ invult en een extra handtekening plaatst. De werkgever zou eventueel apart een brief op kunnen stellen waarin staat dat de intentieverklaring geen juridisch bindend document is.
Wat staat er in een werkgeversverklaring?
Op dit formulier staan vragen over het dienstverband en het inkomen van de werknemer. Dit document kan nodig zijn voor het verkrijgen van een huurwoning, een hypotheekaanvraag voor een koopwoning of een leningaanvraag.
Het is een standaardformulier, maar de meeste banken hebben hun eigen model. Ook de Nationale Hypotheek Garantie (NHG) heeft een model-werkgeversverklaring. Wil de werknemer een aanvraag doen voor een hypotheek met Nationale Hypotheek Garantie? Gebruik dit model dan bij voorkeur.
In de werkgeversverklaring staat het volgende:
- Gegevens werkgever
- Gegevens werknemer zoals naam – adres – geboortedatum – ingangsdatum van de dienst – functie – bruto jaarsalaris – toeslagen – provisie – overwerk
- Aard van het dienstverband
- Verklaring voortzetting dienstverband: de intentieverklaring inkomen
- Leningen / loonbeslag
Tips voor het invullen van een werkgeversverklaring
Het formulier mag geen fouten bevatten. Banken en verhuurders hechten grote waarde aan de werkgeversverklaring, het is voor hen een uitermate belangrijk document. Aan de hand van deze verklaring krijgt de geldverstrekker of verhuurder namelijk een goed beeld van het inkomen van de werknemer; hieruit zal blijken of hij straks zijn maandelijkse lasten kan betalen.
Het is handig voor de werkgever om van te voren te weten welke eisen er worden gesteld aan de werkgeversverklaring. Vooraf checken bij de werknemer welk model werkgeversverklaring er ingevuld moet worden, kan geen kwaad. Hieronder staan alle regels op een rij:
- Houd het KVK-nummer bij de hand
- Verzamel vooraf alle gegevens over de werknemer
- Maak geen fouten
- Voorkom correcties en doorhalingen
- Vraag naar de kleur inkt die je moet gebruiken bij handmatig invullen, de geldverstrekker bepaalt of de handtekening eventueel elektronisch mag
- Het handschrift moet van één persoon zijn
- Vul alle velden netjes in
- Inkomensgegevens moeten gelijk zijn aan het bruto jaarsalaris op de loonstrook
- Vul altijd het echte salaris in, dus bij parttimers niet het salaris op basis van fulltime
- Degene die de werkgeversverklaring invult, zet ook de handtekening
- Vul de datum goed in, de verklaring is slechts 3 maanden geldig
- Plaats indien mogelijk een bedrijfsstempel onderaan (is er geen bedrijfsstempel dan moet er een verklaring op papier komen met het logo van het bedrijf, waarin staat dat er geen bedrijfsstempel op de verklaring staat)
Conclusie
Een werknemer kan te allen tijde een werkgeversverklaring aan zijn werkgever vragen. Een werkgever mag niet weigeren. Een werkgeversverklaring is nu eenmaal nodig om bepaalde zaken voor elkaar te krijgen. Het is belangrijk dat deze verklaring naar waarheid – en zonder fouten – wordt ingevuld door de werkgever. Zo’n verklaring is drie maanden geldig.
