Iedere ondernemer maakt kosten en uitgaven voor zijn of haar onderneming. Ze krijgen hiervoor facturen aangereikt waarop de daarbij behorende btw in rekening gebracht wordt. Deze btw is onder bepaalde voorwaarden van de verschuldigde btw aftrekbaar.
Een ander woord voor deze aftrekbare btw is voorbelasting. Enkele voorbeelden van voorbelasting zijn de btw over de advieskosten, telefoonkosten, benzine, enzovoort.
Onder bepaalde voorwaarden mag je deze voorbelasting van de Belastingdienst terugvorderen. Dit kun je in de meeste gevallen vier keer per jaar bij de kwartaalaangifte doen. Indien de aftrekbare voorbelasting meer bedraagt dan de belasting die jij verschuldigd bent over wat je omzet, dan krijg je het verschil hiervan terug.
Hoe vraag ik de btw terug?
Jij als ondernemer doet ieder kwartaal (of soms zelfs iedere maand) een btw-aangifte. Daarin geef jij aan hoeveel btw je ontvangen hebt en welk bedrag je reeds hebt betaalt. Je ontvangt immers btw van jouw klanten of cliënten en je betaalt btw aan je leveranciers. Dit houd je allemaal keurig bij in jouw boekhouding, zodat het heel eenvoudig wordt om de aangifte aan het einde van een periode in te vullen.
Deze btw-aangifte vul je in met een speciaal beschikbare online tool via de website van de Belastingdienst. Er zijn hierbij, afhankelijk van jouw type werkzaamheden, allerlei rubrieken die je moet invullen. Als jij het eerste gedeelte van deze aangifte ingevuld hebt, dan zie je vervolgens aan het einde bij ‘5a. Verschuldigde omzetbelasting’ het totale btw bedrag staan dat jij van jouw klanten ontvangen hebt. Bij ‘5b. Voorbelasting’ vul je daarna het bedrag in dat jij aan btw aan al je leveranciers betaald hebt.
Deze belastingtool trekt het bedrag van 5b automatisch van het bedrag bij 5a af. Het bedrag dat hierna overblijft, is het btw bedrag dat jij aan de Belastingdienst verschuldigd bent. Is de voorbelasting in dit geval hoger dan de verschuldigde omzetbelasting? Dan krijgt je geld van de Belastingdienst terug.
Uitzonderingen voor aangifte voorbelasting
In sommige gevallen kun je de door jouw betaalde btw op kosten echter niet als voorbelasting aangeven. Je zou hierbij aan de volgende situaties kunnen denken:
- Het doen van privé betalingen met jouw zakelijke account, zoals het regelen van een nieuwe fiets of een persoonlijke computer voor thuis.
- Als er sprake is van een vrijgestelde omzet. Je mag de btw die jij in dit geval betaalt natuurlijk niet aftrekken, aangezien jij ook geen btw berekent over de goederen of diensten die je verkoopt.
- Wat jij in de horeca eet of drinkt, mag niet afgetrokken worden. Wat op het kantoor genuttigd wordt, mag je daarentegen in de meeste gevallen wel aftrekken.
- Diverse personeelsvoorzieningen en relatiegeschenken zijn beperkt aftrekbaar.
De wel toegestane voorbelasting mag je aftrekken op het moment dat jij hiervoor de factuur ontvangt. Je gaat hierbij van de factuurdatum uit waarop de btw in rekening gebracht wordt. Maar let op! Als jij hierna een factuur niet betaalt, dan moet je de btw die jij als voorbelasting afgetrokken hebt, wel weer aan de belastingdienst terugbetalen.
Automatisch de btw-aangifte samenstellen
Wat nu te doen als jij er helemaal geen zin in hebt om al die rekensommen te doen? In dat geval kan je van een online boekhoudpakket gebruikmaken waarbij jouw btw-aangifte automatisch voor je opgesteld wordt. Je voert gewoon net zoals altijd netjes jouw administratie in en het boekhoudprogramma doet daaropvolgend wel de rest.
De voorbelasting wordt zo automatisch in de btw-aangifte verwerkt en jij zult in één oogopslag zien hoeveel btw je precies betalen moet, of van de Belastingdienst terugkrijgt. Leuker kunnen we het niet maken, wel gemakkelijker… net als de Belastingdienst!
