Hoe sluit je op een goede manier een zakelijke brief af? ‘Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn geweest’ of ‘Hopende u hiermee van dienst te zijn geweest’ zijn prima, formele manieren om je brief of e-mail mee af te sluiten. ‘Vertrouwende u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd’ kan een andere formele optie zijn.
Wil je iemand bedanken, dan kan ‘Uw dankend voor de te nemen moeite’ of het veelgebruikte ‘Bij voorbaat dank’ gebruikt worden.
We vinden dit misschien allemaal wat ouderwets klinken, maar het wordt nog steeds gebruikt. Als je een antwoord terug verwacht, gebruik je ‘In afwachting van uw reactie, verblijf ik’. Vervolgens gebruik je de meest gebruikelijke slotgroet ‘Met vriendelijke groet’ ofwel ‘Hoogachtend’. Hieronder komt je naam en eventueel jouw handtekening. Iets te formeel is een slotgroet als: ‘ Met hoogachting’.
Minder formele afsluiting
Als je een zakelijke brief of mail niet zo formeel wil afsluiten, kan je een modernere slotzin gebruiken als: ‘Bij vragen kunt u/ kun je altijd contact opnemen met…’, ‘Ik vertrouw erop u/ je hiermee voldoende geïnformeerd te hebben’ of ‘Ik vertrouw erop u/ je hiermee een mooi aanbod te doen’. Je gebruik ‘je’ pas als je al een band met de persoon in kwestie hebt opgebouwd en jullie elkaar normaal gesproken tutoyeren.‘Groetjes’ gebruiken is wellicht te informeel.
Verwacht je een antwoord terug, dan is ‘Graag zie ik uw/ jouw reactie tegemoet’ prima om te gebruiken.
Wanneer gebruik je geen slotzin?
Een brief kan ook afgesloten worden zonder een slotzin, dan komt ‘Met vriendelijke groeten’ of ‘Hoogachtend’ en naam direct na de brief. Vaak zie je echter dat er een slotzin wordt geschreven en er daarna pas gegroet wordt.
De slotzin wordt ook wel weggelaten als er al eerdere correspondentie is geweest met de betreffende persoon, of als je deze persoon al kent.
Of je nu wel of niet voor een slotzin kiest, zorg er wel voor dat de deze goed past bij jouw schrijfstijl.
N.B. Na de slotgroet of slotzin volgt altijd een komma.
De ondertekening
Onder de slotzin begint de ondertekening. In de meeste gevallen komt eerst je handtekening en daaronder je naam. Onder je naam volgt jouw functie.
Boven de handtekening kun je nog aanvullende informatie kwijt. In het geval dat je ondertekent namens iemand anders, schrijf je ‘i.o’ wat ‘in opdracht’ betekent.
Het doel van je brief
Wil je de lezer iets laten weten, moet de lezer iets doen? Zorg dat het voor de lezer duidelijk is wat er van hem of haar verwacht wordt, in de afsluiting van jouw brief of mail. Verwacht je een bepaalde actie van de lezer? Benoem deze actie dan expliciet in de slotzin: ‘Als u nog vragen heeft, beantwoord ik die graag’, ‘Graag hoor ik van u of u…’ en bijvoorbeeld de bekende zin ‘In afwachting van uw reactie’.
Houd er rekening mee dat er in de slotalinea geen nieuwe informatie meer mag komen.
