Als je een zakelijke brief schrijft, is het natuurlijk van belang om serieus over te komen. Daarnaast wil je graag respect tonen aan de lezer. Het is daarom nodig om je aan een aantal regels te houden.
Bij het schrijven van een zakelijke brief gebruik je een formele aanhef: ‘Geachte’ is hier gepast. Vervolgens komt de achternaam van de geadresseerde, voorafgegaan door ‘heer’ of ‘mevrouw’ en daarna volgt er een komma.
Bij de formele begroeting ‘Geachte’ hoort geen voornaam. In de adressering neem je echter wel voornamen of voorletters op.
De ontzettend ouderwetse afkorting ‘L.S.’ zou je moeten vermijden. De betekenis hiervan is ‘Den lezer heil’ ofwel ‘Gegroet lezer’. Een zeer achterhaalde groet, waar niemand nog waardering voor kan opbrengen.
Hoe werkt het gebruik van hoofdletters in de aanhef?
In de briefaanhef gebruik je geen titels, noch voorletters. Let wel op dat de aanhef een aantal hoofdletters krijgt. Je gebruikt een hoofdletter bij:
- de eerste letter van de begroeting; ‘Geachte’
- de eerste letter van de voornaam; ‘Anneke De Boer’ (alhoewel je na ‘Geachte’ liever geen voornaam gebruikt)
- de eerste letter van alle delen van de achternaam; ‘mevrouw De Boer’
- de eerste letter van de naam, ongeacht welk deel van de naam; ‘mevrouw De Boer’
Een volledige begroeting wordt dan:
- de eerste letter van de begroeting plus de eerste letter van de achternaam met een hoofdletter; ‘Geachte mevrouw Groen’
- de eerste letter van de begroeting plus de eerste letter van beide namen met een hoofdletter; ‘Geachte mevrouw Groen-Jansen’
- de eerste letter van de begroeting plus de eerste letter van alle delen van de naam met een hoofdletter; ‘Geachte mevrouw De Boer’
Op welke plek komt de aanhef?
Na de naam van het betreffende bedrijf en naam van de contactpersoon komt het adres, de datum en de onderwerpregel (‘Betreft:’). Daarna volgt de aanhef van je brief.
In tegenstelling tot de aanhef, neem je in de adressering wel voornamen of voorletters op. ‘T.a.v. Anneke de Boer’ in de adressering wordt dus ‘Geachte mevrouw De Boer’ in de aanhef.
Het zou er op deze manier uit moeten zien:
Philex B.V.
T.a.v. de afdeling Crediteuren
Mevrouw A. de Boer / Mevrouw Anneke de Boer
Muntplein 78
1000XZ Amsterdam
Utrecht, 20 september 2020
Betreft: Factuur 54321
Geachte mevrouw De Boer,
De aanhef bestaat uit de begroeting plus de naam van de geadresseerde. Na de aanhef volgt een komma.
De eerste zin van de brief
Ook al eindigt de aanhef met een komma, de eerste zin van de brief begint wel met een hoofdletter:
‘Geachte mevrouw Groen,
Wij stellen het zeer op prijs dat…..’
Als je de naam van de geadresseerde niet weet
Weet je in ieder geval wel of het gaat om een man of een vrouw? Kies als aanhef dan altijd ‘Geachte heer’, of ‘Geachte mevrouw’. Als je niet zeker weet of de geadresseerde een man is of een vrouw, dan kies je voor ‘Geachte heer, mevrouw’. Schrijf bij voorkeur niet ‘Mijne Heren’, of ‘Mijne Dames en Heren’, dit is geen taalgebruik voor in een brief. Als je een menigte toespreekt, kun je deze vrij ouderwetse term weer wel gebruiken.
