Het is belangrijk om je klanten of zakelijke relaties te laten weten dat jij altijd beschikbaar bent voor extra hulp, dat jij aanvullende informatie kunt verstrekken, vragen kunt beantwoorden of eventueel bepaalde informatie kunt verduidelijken.
Als men dit wil laten weten in een zakelijk geschreven bericht, dan wordt er al vaak één van de volgende zinnen aan de brief of e-mail toegevoegd: ‘natuurlijk staan onze medewerkers klaar om uw eventuele vragen te beantwoorden’ of ‘als u vragen of opmerkingen heeft over de bovenstaande kwestie, aarzel dan niet om contact met mij op te nemen’.
Er zijn echter andere, kortere manieren om bovenstaande zinnen te verwoorden. Denk bijvoorbeeld aan de volgende:
‘Laat het me weten als u vragen of opmerkingen heeft’
‘Laat het me gerust weten als u nog vragen heeft’
‘Ik beantwoord graag al uw vragen’
‘Heeft u vragen? Bel me dan gerust’
‘Laat het me weten als u nog iets nodig heeft’
‘Heeft u nog vragen, dan kunt u mij altijd bellen’ is ook een ouderwetse zin die je vaak terugvindt in zakelijke e-mails. Het is een ontzettend cliché slotzin die iedereen eigenlijk wel kent, maar verder niet bijzonder origineel is.
‘Heeft u nog vragen…’
Als je ooit in een klantenservice functie hebt gewerkt, dan zou de titel van dit artikel (‘heeft u nog vragen, dan kunt u contact opnemen met…’) je vast bekend voor komen. Ook als je een sales manager bent en regelmatig offertes verstuurt, dan kan dit een belangrijke melding zijn om een klant bij onduidelijkheden over de streep te trekken.
Woorden die je meent
Als jij een e-mail naar een klant verstuurt met een oplossing voor een probleem of als je een offerte verstrekt hebt, dan kan het beëindigen van de correspondentie met ‘neem gerust contact op als u vragen heeft’ bijzonder veel nut hebben, en zijn het tevens woorden die je absoluut meent. De klant is natuurlijk koning(in), maar jij bent en blijft tenslotte de expert die de klant accuraat en hoffelijk van dienst moet zijn.
Het is dan ook van groot belang dat klanten alle informatie begrijpen die hen voorgeschoteld wordt. Vooral als het om een probleem gaat omtrent een geleverd artikel, is het essentieel dat het bedrijf er alles aan doet om het vertrouwens van de klant terug te winnen. De klant moet er van verzekerd zijn dat jij slechts een telefoontje (of e-mailtje) van hem of haar verwijderd bent en dat je altijd graag wil helpen om alles vloeiend te laten verlopen.
Conclusie
Er is niet heel veel mis met het gebruik van een klassieke slotzin zoals ‘heeft u nog vragen, dan kunt u contact opnemen met…’. Een creatiever einde van een (zakelijke) e-mail zou misschien beter zijn, maar dat is gemakkelijk gezegd dan gedaan.
Door een persoonlijke en passende slotzin te gebruiken, zal jij de lezer het gevoel verstrekken dat jij echt om hem of haar geeft en voor de persoon klaarstaat. Dat levert altijd een goede binding op. Uiteindelijk is het juist die klantenbinding die de spil van jouw bedrijf is.
