Een zakelijke brief of e-mail schrijven is echt niet moeilijk, het is alleen wel verstandig om je aan bepaalde regels te houden. Dit geldt ook voor de afsluiting van zo’n brief of mail.
Als je formeel begint met bijvoorbeeld ‘Geachte mevrouw Jansen’, dan kun je natuurlijk niet afsluiten met ‘Groet’ – of nog erger – ‘Groetjes’. Combineer dus de aanhef met de afsluiting, zoals: ‘Beste Hans’ en ‘Met vriendelijke groet’ of ‘Groet’, maar het liefst niet het – overigens wat ouderwetse – ‘Hoogachtend’.
Hoogachtend is erg formeel en wordt veelal gebruikt bij een officiële communicatie of bij slecht nieuws.
Met vriendelijke groet Engels
Als je een zakelijke Engelse brief of mail schrijft, zou je hier iets meer aandacht aan moeten besteden dan in het geval van een informele brief. Een brief is voor de Engelsen een soort ‘visitekaartje’ van een bedrijf, net als in Nederland overigens, alleen wordt er in Engeland net iets meer waarde aan gehecht.
Voordat je afsluit kun je bijvoorbeeld gebruiken:
‘If you have any questions, feel free to contact me’ of ‘Thanks in advance’.
Je kunt ter afsluiting de formele groet ‘Yours sincerely’ gebruiken of ‘Yours faithfully’.
Let op: ‘Yours faithfully’ gebruik je wanneer de geadresseerde onbekend is: ‘Dear Sir, Madam’. ‘Yours sincerely’ echter, gebruik je als er een aanhef is waarin de naam van de ontvanger wordt genoemd, bijvoorbeeld ‘Dear Mr. Brown’.
Je kunt natuurlijk ook gaan voor het minder formele ‘Best regards’ of ‘Kind regards’. ‘Greetings’ is niet geschikt voor formele correspondentie.
Met vriendelijke groet Duits
In Nederland zijn we niet zo formeel als in Duitsland. In Duitsland zijn de meeste zakenmensen erg netjes en misschien nog een tikkeltje conservatief in hun manier van communiceren. Daarom wordt het keurig schrijven van zakelijke brieven of e-mails aan een Duitse contactpersoon erg gewaardeerd.
Voordat je begint aan de afsluiting zou je nog een zin als ‘Wir bedanken uns im Voraus für Ihre Hilfe’ (Bij voorbaat dank voor uw medewerking/hulp) kunnen gebruiken.
Als afsluiting van de brief schrijf je een groet – let op – gebruik geen komma, zoals in het Nederlands! Vervolgens plaats je na deze groet eerst een handtekening. Daaronder komt je naam met jouw functie eronder:
‘Mit freundlichem Gruß
(Handtekening)
Sandra Post
(Functie, bijvoorbeeld General Manager)’
Met vriendelijke groet of groeten
In Nederland zijn we over het algemeen wat losser en minder formeel, ook op zakelijk gebied. Maar hoe sluiten we een zakelijke brief of e-mail goed af?
In de slotalinea geven we bijvoorbeeld aan wat we van de lezer verwachten, een formeel voorbeeld is ‘In afwachting van uw antwoord verblijf ik’. Wat minder formeel is ‘Als er nog vragen zijn, kunt u altijd contact opnemen met mij’.
Je sluit af met ‘Met vriendelijke groet’ of met ‘Hoogachtend’. Als je de brief bent begonnen met ‘Geachte’, dan is ‘Hoogachtend’ een prima afsluiting, maar erg formeel. Ben je echter begonnen met ‘Beste’, dan is ‘Met vriendelijke groet’ de meest voor de hand liggende afsluiting.
Groet of Groetjes
Een correcte groet hoeft echt niet overdreven formeel te zijn, maar ‘Groet’ of ‘Groetjes’ is iets teveel van het goede. Je wil immers wat afstand bewaren als het om zaken of formele kwesties gaat.
Alleen indien je de andere persoon echt goed kent en wellicht al jaren zaken met diegene doet, kun je ‘Groet’, ’Groetjes’ of ‘Groeten’ gebruiken.
Conclusie
Welke groet je ook uitkiest, zorg ervoor dat je alles altijd voluit schrijft. Dus niet ‘mvg’ of ‘gr’. Dat komt wat ongeïnteresseerd over, alsof je de tijd niet neemt om de betreffende persoon fatsoenlijk te groeten. Veel mensen kunnen dit verkeerd opvatten en wees eerlijk, het staat een beetje onprofessioneel.
