Stel je hebt een belangrijke zakelijke e-mail verzonden, die je afsloot met de volgende woorden: ‘wij hopen spoedig iets van u te vernemen’. Heb je nu een ‘e-mail faux pas’ gemaakt? Ofwel, is het vandaag de dag nog wel oké om ‘wij hopen spoedig iets van u te vernemen’ te gebruiken?
Alternatieven voor deze slotzin zijn bijvoorbeeld ‘we zien uw antwoord met belangstelling tegemoet’ of ‘we zien het stuk met belangstelling tegemoet’. Welke je gebruikt, hangt wellicht af van de context en het doel van jouw brief of e-mail.
De voor- en nadelen
Wanneer je kiest voor een dergelijk type afsluiting, dan klinkt dat vriendelijk en vertrouwd. Daarnaast laat het de ontvanger weten dat je op een antwoord wacht.
Het nadeel is echter dat deze afsluitingen redelijk cliché zijn. Omdat iedereen deze zinnen gebruikt, is de kans groot dat jouw ontvanger de woorden zal negeren. In sommige contexten kan ‘wij hopen spoedig iets van u te vernemen’ zelfs opgevat worden als ‘neem contact met mij op, of anders..’. Dit is natuurlijk niet wat je met jouw e-mail wil bereiken. Het plaatst jou tevens in de wachtpositie, niet in staat om vooruit te gaan totdat je iets van de andere persoon hebt gehoord. Er wordt soms ook ‘in afwachting van uw spoedige reactie’ of ‘ik kijk uit naar je/uw reactie’ gebruikt, maar dit is tevens een standaard slotzin die ontvangers al snel negeren.
Hoewel veel zakelijke e-mails met slotzinnen zoals ‘wij hopen spoedig iets van u te vernemen’ of ‘ik zie uw reactie graag tegemoet’ eindigen, bestaan er wellicht betere opties. Hieronder vind je een aantal simpele alternatieven.
Gebruik een call-to-action
Goede e-mail communicatie elimineert het giswerk bij de ontvanger. Het probleem met ‘wij hopen spoedig iets van u te vernemen’ of ‘in afwachting van uw spoedige reactie’ is dat het jou uit de actieve rol haalt en je in een ondergeschikte positie plaatst. Dus in plaats van passief op een antwoord te gaan wachten, vraag je jouw ontvanger om een specifieke zet te doen. Denk bijvoorbeeld aan:
‘Ik ben van plan om deze presentatie op vrijdag aan ons ontwerpteam te overhandigen. Kunt u mij voor woensdag uw feedback sturen?’
of
‘Wil je dat ik jou ons onderzoek toestuur als het klaar is?’
‘Ik ben benieuwd naar uw feedback’
Als je geen harde deadline hebt, dan kun je jouw e-mail gerust afsluiten met een verzoek om feedback. Zo’n soort afsluiting klinkt altijd iets vriendelijker dan om een specifieke datum vragen. Het werkt het beste als jij op een antwoord hoopt, maar dit niet per se verwacht.
In plaats van ‘graag zie ik uw antwoord zo spoedig mogelijk tegemoet’, zou een meer informeel verzoek zo kunnen klinken: ‘Ik waardeer uw feedback, dus laat me weten wat u er van vindt!’
‘Ik waardeer uw snelle reactie’
Het is prima om ‘ik waardeer uw snelle reactie’ als alternatief te gebruiken als je zo snel mogelijk een antwoord wil, maar geen tijdslimiet hebt. Het geeft de ontvanger iets meer een duwtje in de rug dan ‘ik verneem graag van u’.
Houd er rekening mee dat dit een andere afsluiting is die in de verkeerde context opdringerig kan klinken. Als jouw e-mail over het algemeen een vriendelijke toon heeft, klinkt de vraag gewoon aardig. Maar in een meer zakelijke omgeving lijkt het misschien meer op zoiets als een strenge waarschuwing: ‘ik verwacht zo snel mogelijk een antwoord!’
‘Houd mij op de hoogte’
Het kan soms erg belangrijk zijn om op de hoogte te worden gehouden van bepaalde vorderingen of updates. In zo’n geval is het gepast om een e-mail te eindigen met bijvoorbeeld: ‘houd mij op de hoogte van eventuele updates’. Het is oké om hier zo indringend te zijn als nodig is. Immers, als het essentieel is dat jij project updates ontvangt, meld dat dan duidelijk.
Conclusie
Onderscheid jezelf van de concurrentie en vergroot het aantal reacties van potentiële klanten of zakenpartners door de ‘wij hopen spoedig iets van u te vernemen’ slotzin overboord te gooien. Als jij deze slotzin op de juiste manier kunt vervangen, dan vergroot jij jouw kansen om een snellere reactie uit te lokken en ervoor te zorgen dat je bijvoorbeeld meer deals kunt sluiten.
